「簡易書留で送りたいけれど、専用の封筒は必要？」「料金はいくらで、どうやって出せばいいの？」と迷っていませんか。
大切な書類を送るときは、封筒選びや宛名の書き方、郵便局での手続きまで、間違いがないか気になりますよね。
簡易書留は、普段使っている白封筒や茶封筒でも利用できる郵便サービスなので、送る書類に合ったサイズを選べば大丈夫です。
この記事では、簡易書留封筒の選び方から書き方、料金の目安、郵便局の窓口での送り方までをやさしく解説します。
初めて簡易書留を利用する方でも、落ち着いて準備できるポイントを確認していきましょう。
この記事でわかること
- 簡易書留に使える封筒の種類と、A4書類に合う封筒サイズ
- 宛名・差出人・「簡易書留」の表示を書くときのポイント
- 基本料金に350円を加える料金の考え方
- 郵便局の窓口で差し出す方法と、お問い合わせ番号での確認方法
簡易書留は専用封筒なしで普通の封筒を使える
簡易書留封筒として特別なものを用意する必要はなく、市販の白封筒や茶封筒など、普段使っている封筒で差し出せます。
簡易書留は封筒の種類ではなく、郵便物に付けるサービスなので、送るものに合った使いやすい封筒を選べば大丈夫です。
ただし、現金を送るときだけは通常の封筒ではなく、現金書留専用封筒を使う必要があります。
白封筒や茶封筒でも差し出せる
簡易書留で書類や手紙を送る場合は、白封筒・茶封筒・色付き封筒など、一般的な封筒を使えます。
「簡易書留専用」と書かれた封筒を探さなくてもよいので、手元にある封筒や文房具店などで購入できる封筒で準備できます。
封筒の色によって簡易書留が利用できなくなることはありませんが、宛先などが読み取りやすいものを選ぶと安心です。
| 封筒の種類 | 簡易書留での利用 | 選ぶときのポイント |
|---|---|---|
| 白封筒 | 利用できる | 宛先や差出人を書きやすく、きちんとした印象にまとめやすい |
| 茶封筒 | 利用できる | 書類を入れる用途にもなじみやすく、幅広い場面で使いやすい |
| 色付き封筒 | 利用できる | 文字が見えにくくならない、淡い色や無地のものがおすすめ |
| 柄入り・装飾付き封筒 | 利用できる場合がある | 宛先を書く場所が確保でき、必要な表示が見やすいものを選ぶ |
迷ったときは、無地で表面が平らな白封筒または茶封筒を選ぶと、宛先を書きやすく落ち着いた印象になります。
就職活動や各種手続き、学校への提出書類など、改まった書類を送るときにも、シンプルな封筒なら使いやすいでしょう。
すでに印刷が入っている封筒を使うこともできますが、以前の宛先や不要な表示が残っているものは避けるほうが無難です。
また、封筒の表面に凹凸の大きい飾りや厚みのあるパーツが付いていると、郵便物として扱いにくくなることがあります。
宛先を書く面は、できるだけ見やすく平らな状態にしておくことが大切です。
- 送る内容に対して、無理なく収まる封筒を選ぶ。
- 宛先や差出人を書くスペースが十分にあるか確認する。
- 濃い色や大きな柄で文字が読みにくくならないか見る。
- 破れや汚れ、古い宛先表示がない封筒を使う。
なお、封筒に入れられるものは手紙や書類だけとは限らず、郵便物として送れる範囲の小さな品物を入れることもあります。
その場合も専用封筒は不要ですが、内容物の形や厚みに合わない薄い封筒を使うと、封筒が傷みやすくなるため注意しましょう。
現金を送る場合は現金書留専用封筒を使う
紙幣や硬貨などの現金を郵送したい場合、簡易書留では送れません。
現金を郵送する際は、現金書留として取り扱ってもらう必要があり、現金書留専用封筒を使用します。
現金書留専用封筒は郵便局で入手でき、通常の封筒に現金を入れて差し出す方法は選べません。
「大切なものだから簡易書留にすればよさそう」と感じるかもしれませんが、現金には現金書留という別の取り扱いが用意されています。
現金以外の書類や手紙であれば一般的な封筒と簡易書留を組み合わせられますが、現金だけは区別して考えるとわかりやすいです。
| 送るもの | 封筒の考え方 |
|---|---|
| 申込書・契約書・証明書などの書類 | 一般的な封筒を使える |
| 手紙・案内状 | 一般的な封筒を使える |
| 紙幣・硬貨などの現金 | 現金書留専用封筒を使う |
商品券や証書など、現金ではないものでも送る内容によって適した方法が異なることがあります。
判断に迷うものがあるときは、内容を簡単に説明したうえで郵便局に確認すると、自分の送りたいものに合った案内を受けやすいでしょう。
A4書類は折り方に合わせて長形3号か角形2号を選ぶ
A4書類を簡易書留で送るときは、三つ折りなら長形3号、折らずに送るなら角形2号を選ぶと準備しやすいです。
書類の枚数や厚み、折り目を付けてよいかどうかも確認して、無理なく入る大きさの封筒を選びましょう。
封筒が大きすぎると中で書類が動きやすく、小さすぎると端が折れたり封が閉じにくくなったりするため、書類の状態に合ったサイズにすることが大切です。
| 書類の入れ方 | 選びやすい封筒 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| A4を三つ折りにする | 長形3号 | 申込書や案内状など、折っても差し支えない書類 |
| A4を折らずに入れる | 角形2号 | 証明書、提出書類、折り目を避けたい書類 |
| 書類の枚数が多い・厚みがある | マチ付きなど余裕のある封筒 | 複数枚の書類や冊子をまとめて入れたい場合 |
三つ折りにするなら長形3号が使いやすい
長形3号は、A4用紙を三つ折りにした大きさに合わせやすい、よく使われる封筒です。
提出先から「A4用紙を三つ折りで郵送してください」と案内されている場合や、折り目があっても問題ない案内文・申込書などを送る場合に向いています。
一般的には、A4用紙を横向きにして三つ折りにすると、長形3号へ収めやすくなります。
ただし、折る位置がずれると見た目が整いにくいため、折る前に軽く位置を確認すると安心です。
書類に記入欄や押印欄がある場合は、その部分が折り目に重ならないかも見ておきましょう。
- 折り目を付けても問題ない書類か確認する。
- 複数枚ある場合は、向きと順番をそろえる。
- 折る位置をそろえ、端が大きくずれないようにする。
- 用紙が封筒の中で引っかからないか、入れる前に大きさを確かめる。
三つ折りにした書類は、折り目があるぶんコンパクトに送れる一方、折りたたみたくない書類には不向きです。
相手から封筒サイズや書類の扱いについて指定があるときは、そちらを優先してください。
折らずに送るなら角形2号が適している
A4書類をきれいな状態のまま送りたいなら、折らずに入れられる角形2号が適しています。
角形2号はA4用紙よりひと回り大きく、用紙をそのまま入れやすいサイズです。
履歴書、証明書、契約に関する書類、作品資料など、折り目を避けたいものを送るときにも選びやすいでしょう。
書類を折らないことで見た目が整いやすく、受け取る側も確認しやすくなります。
一方で、書類の端が封筒の口に近い状態で入ると取り出す際に傷みやすいため、少し余裕を持たせて入れることが大切です。
書類が1〜2枚で薄い場合でも、角形2号の中で大きく動くことがあります。
必要に応じて、書類の大きさに合う厚紙を添えたり、透明な書類入れにまとめたりすると、角が折れる心配を減らしやすいです。
ただし、補強材を入れることで厚みや重さが増えるため、封筒に無理なく収まるかを確認しましょう。
| 折らずに送るほうがよい例 | 理由 |
|---|---|
| 折り目を付けたくない証明書 | 書類の見た目を保ちやすい |
| 記入済みの申請書類 | 記入内容や押印部分をきれいに保ちやすい |
| 写真・作品資料を含む書類 | しわや折れを避けやすい |
| 提出先から折らないよう指定された書類 | 指定に沿って準備できる |
厚みのある書類は丈夫で余裕のある封筒を選ぶ
書類の枚数が多い場合や、冊子・クリアファイルなどを入れる場合は、薄い封筒ではなく丈夫で少し余裕のある封筒を選びましょう。
無理に詰め込むと、封筒の口や角に負担がかかり、見た目も整いにくくなります。
特に角形2号を使う場合でも、入れるものに厚みがあるなら、紙質がしっかりしたものやマチのあるタイプを検討すると扱いやすいです。
封筒を選ぶときは、書類を入れたあとに口元へ少し余白が残るかどうかを目安にするとよいでしょう。
- 書類を重ねた状態で、封筒の幅と長さに収まるか確認する。
- 封筒の口を自然に閉じられる厚みか確認する。
- 角や端が強く押されていないか確認する。
- 水ぬれや折れが心配な場合は、書類をまとめて保護できるものを用意する。
封筒の中に余裕がまったくない状態では、移動中のわずかな力でも書類や封筒に負担がかかることがあります。
反対に大きすぎる封筒へ少量の書類だけを入れる場合は、中で動きやすくなるため、書類が片寄らないよう整えてから入れると安心です。
迷ったときは、送る予定の書類を実際に重ねた状態で封筒に入れてみて、無理なく閉じられ、取り出しやすい大きさを選んでください。
簡易書留は引き受けと配達を記録できる郵便サービス
簡易書留は、郵便局で受け付けたことと相手に配達したことを記録できる郵便サービスです。
提出書類や契約に関する書類など、送った事実と届けた事実を残しておきたい郵便物を送るときに向いています。
通常の郵便よりも記録が残るため、大切な書類を送る際に「きちんと届いたか気になる」という不安を減らしやすい方法です。
ただし、簡易書留で記録されるのは郵便物の引き受けと配達であり、封筒の中に入れた書類の内容まで確認されるわけではありません。
| 確認できること | 簡易書留 |
|---|---|
| 郵便局が郵便物を引き受けたこと | 記録される |
| 相手先へ配達したこと | 記録される |
| 配送途中の細かな取扱状況 | 一般書留とは記録範囲が異なる |
| 封筒内の書類の内容 | 確認・証明の対象ではない |
一般書留は補償額と記録範囲が異なる
一般書留も簡易書留と同じく、大切な郵便物を送るための書留サービスですが、記録される範囲と補償の考え方に違いがあります。
簡易書留は引き受けと配達を記録するのに対し、一般書留は引き受けから配達までの取扱状況をより細かく記録します。
また、万一郵便物に損害があった場合の補償についても、一般書留は差し出す際に申し出る補償額をもとに扱われ、簡易書留とは条件が異なります。
| 比較項目 | 簡易書留 | 一般書留 |
|---|---|---|
| 主な記録範囲 | 引き受けと配達 | 引き受けから配達までの取扱状況 |
| 向いている郵便物 | 提出書類・通知書類など | より高い補償を検討したい郵便物 |
| 補償の考え方 | 定められた範囲で扱われる | 申し出た補償額に応じて扱われる |
たとえば、就職や転職の応募書類、資格に関する申請書類、各種の契約書類など、金額では測りにくいけれど大切な書類には簡易書留が選ばれやすいです。
一方で、書類そのものに高い金銭的価値がある場合や、より手厚い記録・補償を希望する場合は、一般書留も含めて検討するとよいでしょう。
迷ったときは、送るものの価値と必要な記録の範囲で選ぶことが大切です。
現金を送れるのは現金書留に限られる
紙幣や硬貨などの現金を郵便で送る場合は、簡易書留ではなく現金書留を利用します。
簡易書留は書類や小さな郵便物に記録を付けるためのサービスであり、現金を送るための取扱いではありません。
現金を送る必要があるときは、現金書留として取り扱える方法を郵便局で確認してから準備すると安心です。
なお、申請書類に収入印紙を貼る場合や、書類に貼付した切手を送る場合などは、送るものが現金にあたるか迷うこともあります。
判断に迷うものがあるときは、自己判断せず窓口でたずねるとスムーズです。
大切な書類の送付には簡易書留が使いやすい
簡易書留は、書類を確実に送ったことを残したいときに、利用しやすい選択肢です。
特に、提出期限がある書類や、相手先へ届いたことを確認しておきたい書類に向いています。
- 就職・転職活動で提出する応募書類。
- 資格試験や各種手続きに関する申請書類。
- 学校・勤務先・行政機関などへ送る重要な書類。
- 契約や解約に関する通知書類。
- 個人情報が含まれる書類。
「相手に届いたかどうかをあとから確認できる形で送りたい」と感じるなら、簡易書留を検討してみてください。
内容物の金銭的な価値よりも、書類を送付した記録を残したいかどうかを基準にすると、自分に合うサービスを選びやすくなります。
宛名と差出人は縦書きでも横書きでも問題ない
簡易書留封筒の宛名と差出人は、縦書き・横書きのどちらで書いても問題ありません。
大切なのは形式をそろえることよりも、郵便番号・住所・氏名をはっきり読める文字で正確に書くことです。
相手先から封筒の書き方を指定されている場合は、その案内を優先すると安心です。
表面には郵便番号・住所・宛名を読みやすく書く
封筒の表面には、届け先の郵便番号、住所、宛名を記入します。
縦書きの場合は郵便番号を上部に書き、住所は右側から、宛名は中央にやや大きめに配置するのが一般的です。
横書きの場合は、郵便番号を上部に書き、住所、宛名の順に左そろえで書くと見やすくまとまります。
住所は都道府県名から、省略せずに書くと、確認が必要になったときもスムーズです。
マンション名や部屋番号がある場合も、抜けないように最後まで記入しましょう。
宛名は住所より少し大きな文字で書くと、誰宛ての郵便物かひと目でわかりやすくなります。
| 記入する項目 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 郵便番号 | 数字を見分けやすく、枠がある封筒では枠内に記入する |
| 住所 | 都道府県名、建物名、部屋番号まで正確に書く |
| 会社名・部署名 | 正式名称を用い、部署名や担当者名の指定があれば付け加える |
| 宛名 | 住所より大きめに書き、敬称を正しく付ける |
黒または濃い青のペンを使うと、文字が読み取りやすくなります。
水性ペンを使う場合は、にじみやすい封筒ではないか、書いた文字が十分に乾いているかを確認しておくとよいでしょう。
修正テープや修正液を使うより、書き間違えたときは新しい封筒に書き直すほうがきれいです。
特に会社名、部署名、人名は、提出先の案内や公式サイトなどで表記を見直してから記入すると安心です。
個人宛てと会社宛てで敬称を使い分ける
宛名の最後には、相手に合わせた敬称を付けます。
個人の名前に送るときは「様」、会社や部署そのものに送るときは「御中」を使います。
「様」と「御中」は一緒に使わないことが基本です。
- 個人宛て：山田 花子 様
- 会社宛て：株式会社○○ 御中
- 部署宛て：株式会社○○ 人事部 御中
- 担当者個人宛て：株式会社○○ 人事部 山田 花子 様
- 担当者名がわからない場合：株式会社○○ 人事部 ご担当者様
たとえば「株式会社○○ 人事部 御中 山田様」のように、部署宛ての「御中」と個人宛ての「様」を並べる書き方は避けます。
担当者の氏名がわかっている場合は、その人の名前に「様」を付ければ大丈夫です。
相手先から「採用担当宛て」「経理部御中」などの指定があるときは、案内どおりに書きましょう。
会社名は「（株）」のように省略せず、「株式会社」「有限会社」まで正式に記載すると丁寧な印象になります。
裏面には差出人の郵便番号・住所・氏名を書く
封筒の裏面には、差出人の郵便番号、住所、氏名を書きます。
万が一届け先へ配達できなかった場合に返送先を確認できるため、差出人情報は省かずに記入することが大切です。
縦書きの封筒では裏面の左下あたりに、横書きの封筒では裏面の左上または下部にまとめると自然です。
表面を横書きにした場合は裏面も横書きにするなど、表と裏で文字の向きをそろえると、すっきり見えます。
ただし、表面が縦書きで裏面が横書きでも、住所や氏名が明確に読めれば郵便物として問題になるわけではありません。
- 郵便番号
- 差出人の住所
- 氏名
- 必要に応じて電話番号や勤務先名
応募書類や手続き書類などを送る場合は、差出人の氏名を提出書類の表記とそろえておくと、受取側が確認しやすくなります。
電話番号は必須ではありませんが、住所の確認などで連絡が必要になる可能性を考えると、必要に応じて添えておくと安心です。
書き終えたら、郵便番号、番地、建物名、宛名の漢字、敬称に間違いがないかを最後に見直しましょう。
封筒の表面に「簡易書留」と見やすく表示する
簡易書留で送る封筒には、表面の見やすい場所へ「簡易書留」と表示しておくとわかりやすいです。
宛名や郵便番号、切手を貼る場所に重ならないようにし、郵便局の窓口では簡易書留として送りたいことも伝えましょう。
赤い枠で囲む方法もありますが、赤枠は必ず付けなければならないものではありません。
宛名を隠さない位置にはっきり記載する
「簡易書留」の文字は、受取人の住所や氏名を隠さない位置に書くことが大切です。
一般的には、封筒の表面にある左下付近へ記載すると、宛名とのバランスを取りやすくなります。
縦書きの封筒でも横書きの封筒でも、宛名の近くに無理に入れず、余白を使って読みやすく整えましょう。
| 封筒の向き | 「簡易書留」を書きやすい位置 | 避けたい位置 |
|---|---|---|
| 縦書き | 表面の左下付近 | 宛名の真横や郵便番号欄の近く |
| 横書き | 表面の左下付近、または宛名の下の余白 | 宛名・住所・建物名に重なる場所 |
文字の大きさは、宛名より目立ちすぎない程度でありながら、ひと目で読める大きさを意識すると安心です。
小さすぎる文字や、細いペンで薄く書いた文字は見落とされることがあるため、くっきり書くようにしましょう。
また、封筒の表面に「重要」「至急」など別の表示がある場合も、「簡易書留」の文字が埋もれないように余白を分けるとすっきり見えます。
赤字で書くと簡易書留であることが伝わりやすい
「簡易書留」は、赤字で書くと区別がつきやすく、簡易書留として差し出す意思が伝わりやすくなります。
赤い油性ペンやサインペンを使い、文字がにじまないように書くと読みやすく仕上がります。
黒や青のペンで書いたからといって、すぐに利用できなくなるわけではありません。
ただし、簡易書留であることをわかりやすく示したいときは、赤字を選んでおくと迷いにくいです。
- 「簡易書留」の四文字をそのまま書く。
- 文字は横書きでも縦書きでも、封筒全体の向きに合わせる。
- 赤字が読みにくくならないよう、装飾的な書き方は避ける。
- 宛名や住所に重ね書きしない。
きれいに見せようとして文字を小さくしすぎるよりも、短く、はっきり、余白に書くことを優先するとよいでしょう。
特に淡い色の封筒では、赤字が見えにくい場合があります。
そのようなときは濃い赤色を使うか、郵便局の窓口で簡易書留として差し出すことを口頭でしっかり伝えると安心です。
赤い枠は必須ではなく窓口で申し出ることもできる
「簡易書留」の文字を赤い枠で囲む書き方を見かけることがありますが、赤い枠を自分で引くことは必須ではありません。
枠がない封筒でも、窓口で「簡易書留でお願いします」と伝えれば、必要な手続きを案内してもらえます。
封筒への表示を忘れてしまった場合も、そのまま自己判断で投函せず、窓口で希望する扱いを伝えましょう。
窓口では郵便物の状態を確認したうえで、必要に応じて受付用の表示などを付けてもらえます。
そのため、赤枠をきれいに書けるか不安なときも、無理に作り込む必要はありません。
- 封筒の表面に「簡易書留」と見やすく書く。
- 赤字にできる場合は、赤いペンで記載する。
- 赤枠の有無にこだわりすぎず、窓口で簡易書留を希望すると伝える。
- 受付時に案内された内容を確認する。
手書きの表示は補助的な目印として考え、最終的には窓口で簡易書留として受け付けてもらうことが大切です。
封筒の見た目を整えたい場合も、装飾を増やすより、宛名と「簡易書留」の文字が読みやすい状態を目指しましょう。
書類を整えて封をし、必要に応じて折れや水ぬれを防ぐ
簡易書留で送る書類は、入れ忘れや向きの間違いがないかを確認してから封をすることが大切です。
大切な原本や折り目を付けたくない書類は、クリアファイルや防水性のある袋を使い、封筒の中で傷みにくい状態に整えましょう。
封をした後は内容を確認しにくくなるため、「確認してから入れる」「入れてから封をする」という順番を決めておくと、落ち着いて準備できます。
書類の向きと入れ忘れを確認してから封をする
まずは、送付する書類を一度机の上に並べ、必要なものがそろっているか確認しましょう。
申込書や提出書類のほかに、本人確認書類の写し、返信用の書類、案内状などを同封するケースでは、細かな入れ忘れが起こりやすくなります。
提出先からチェックリストや案内文が届いている場合は、それを見ながら一つずつ確認すると安心です。
- 提出する書類がすべてそろっているか確認する。
- 記入日、署名、押印欄などに記入漏れがないか見る。
- 表裏のある書類は、指定された面が表になっているか確認する。
- コピーを同封する場合は、必要なページがそろっているか確認する。
- 添付物がある場合は、書類の間に挟まっていないか確認する。
書類の向きは、封筒を開けた相手が読みやすい状態を意識すると整いやすくなります。
複数枚の書類を入れるときは、用紙の上下や表面をそろえ、書類の順番にも気を配ると見やすい印象になります。
案内文に「この書類を一番上にする」といった指定がある場合は、そちらを優先しましょう。
折って入れる書類は、記入欄や氏名、重要な数字の上に折り目が重ならないようにすると、受け取った後も確認しやすくなります。
封をする直前には、封筒を軽く持ち上げて中身を確認し、必要書類を入れたかどうかを最後にもう一度見ると安心です。
| 確認するタイミング | 見るポイント |
|---|---|
| 書類をそろえたとき | 必要な枚数や添付物がそろっているか |
| 封筒へ入れる前 | 記入漏れ、向き、書類の順番に問題がないか |
| 封をする直前 | 封筒の中に必要なものを入れ忘れていないか |
クリアファイルなどで大切な書類を保護する
提出する書類が折れやすい、汚したくない、水ぬれが気になるといった場合は、封筒にそのまま入れずに保護材を使う方法があります。
一般的には、書類の大きさに合うクリアファイルへ入れてから封筒に入れると、紙の端が傷みにくくなります。
薄い紙や写真、証明書の写しなども、ほかの書類とこすれにくくなるため、必要に応じてまとめて保護するとよいでしょう。
雨の日や湿気が気になる季節には、書類を透明な袋に入れてから封筒へ入れる方法もあります。
ただし、厚みが増えると封筒の口が閉じにくくなったり、中身がかさばったりすることがあるため、保護材は必要以上に重ねないことがポイントです。
「大切だからたくさん包む」よりも、「封筒に無理なく収まり、書類が動きにくい」状態を目指しましょう。
- 折り目を付けたくない書類は、硬さのあるクリアファイルで保護する。
- 水ぬれが心配なときは、透明な袋などを活用する。
- 封筒のサイズに合わない大きな保護材は使わない。
- 厚くしすぎて封筒の口が浮かないように注意する。
書類を保護する際は、ホチキスやクリップの扱いにも注意が必要です。
提出先から指定がない場合でも、金具がほかの書類を傷付けたり、封筒を破いたりすることがあります。
書類をまとめる必要があるときは、指定の有無を確認したうえで、外れにくく扱いやすい方法を選びましょう。
封筒の口が開かないようにしっかり接着する
書類を入れたら、封筒の口が途中で開かないよう、のりや両面テープでしっかり閉じます。
封かんテープ付きの封筒でも、貼り合わせる部分にほこりが付いていると接着が弱くなることがあるため、口の部分をきちんと押さえましょう。
特に厚みのある書類を入れたときは、封筒の端まで接着できているか確認することが大切です。
- 封筒の中身が片寄っていないか整える。
- 封筒の口を折り、のりやテープを端まで付ける。
- 貼り合わせた部分を指で押さえ、しっかり接着する。
- 封筒を軽く確認し、口が浮いていないか見る。
液体のりを使う場合は、付けすぎると紙が波打ったり、乾くまでに時間がかかったりすることがあります。
封筒の口に沿って適量を付け、貼った後にしばらく押さえると、きれいに閉じやすくなります。
テープを使う場合も、封筒の口から大きくはみ出さないように貼ると、見た目が整います。
封をした後に内容物の追加や確認が必要になることもあるため、封かんは最終確認を終えてから行いましょう。
万が一、封をした後に入れ忘れへ気付いた場合は、無理に封筒を補修するよりも、新しい封筒へ入れ直したほうが清潔感のある状態に整えやすくなります。
書類を守りながら丁寧に封をすることで、受け取る相手にも確認しやすい形で届けられます。
簡易書留の料金は郵便物の基本料金に350円を加えて計算する
簡易書留の料金は、封筒にかかる郵便物の基本料金へ350円を加えて計算します。
たとえば、定形郵便物で50g以内なら、基本料金110円と簡易書留料350円を合わせて、合計460円が目安です。
ただし、同じ封筒でも大きさ・厚さ・重さによって基本料金が変わるため、送る前に条件を確認しておくと安心です。
| 郵便物の例 | 基本料金の目安 | 簡易書留を付けた合計の目安 |
|---|---|---|
| 定形郵便物・50g以内 | 110円 | 460円 |
| 定形外郵便物（規格内）・50g以内 | 140円 | 490円 |
| 定形外郵便物（規格外）・50g以内 | 260円 | 610円 |
上の金額は代表的な例なので、書類の枚数や封筒の種類によっては異なる場合があります。
郵便料金は改定されることもあるため、差し出す時点の料金を郵便局で確認しましょう。
封筒の大きさ・厚さ・重さで基本料金が変わる
基本料金を確認するときは、封筒の縦横のサイズだけでなく、厚さと重さも見ることが大切です。
一般的な長形3号の封筒など、決められたサイズと厚さの範囲に収まるものは「定形郵便物」として扱われます。
定形郵便物は、長辺23.5cm以内・短辺12cm以内・厚さ1cm以内で、重さは50g以内が目安です。
この範囲を少しでも超えると、定形外郵便物として基本料金を計算します。
- 封筒の厚さが1cmを超えている。
- 書類の枚数が多く、重さが50gを超えている。
- 角形2号など、大きめの封筒を使っている。
- クリアファイルや厚紙を入れたことで、封筒がふくらんでいる。
特に、クリアファイルを入れた書類は厚みが出やすいため、見た目では薄く感じても定形外扱いになることがあります。
また、定形外郵便物には規格内と規格外があり、厚さ3cm以内・長辺34cm以内・短辺25cm以内・重さ1kg以内に収まるかどうかで料金区分が変わります。
必要な書類をそろえた状態で確認すると、実際の料金との差が出にくくなります。
切手は事前に貼らず窓口でまとめて支払える
簡易書留を利用する場合は、切手をあらかじめ貼らなくても、郵便局の窓口で基本料金と簡易書留料をまとめて支払えます。
そのため、料金がまだ分からないときや、手元に必要な額の切手がないときも慌てなくて大丈夫です。
窓口で封筒を確認してもらった後に、案内された金額を現金などで支払う流れになります。
切手を先に貼る必要はありませんが、すでに貼っている切手がある場合は、その金額を差し引いて不足分を支払えることがあります。
複数の切手を貼ると見た目が少しにぎやかになりやすいため、すっきり仕上げたい場合にも窓口での支払いが便利です。
料金不足を避けたいときは窓口で重さを量ってもらう
料金を正確に知りたいときは、封をした状態の封筒を窓口で量ってもらう方法が確実です。
自宅で重さを量っていても、封筒やクリアファイル、同封する案内文などを加えると、料金区分が変わることがあります。
- 送る書類や同封物をすべて封筒に入れます。
- 封筒を閉じた状態で窓口へ持参します。
- 重さやサイズを確認してもらいます。
- 基本料金と簡易書留料を含めた金額を支払います。
とくに料金区分の境目になりそうなときは、自己判断で切手を貼るより、窓口で確認してから支払うほうが安心です。
封筒の種類や中身に合わせた料金をその場で案内してもらえるので、初めて簡易書留を利用する場合にも分かりやすいでしょう。
簡易書留は郵便局の窓口から差し出す
簡易書留は、郵便局の窓口で手続きをしてから差し出す郵便サービスです。
ポストに入れるだけでは簡易書留として扱われないため、封をした封筒を郵便局へ持参しましょう。
窓口で受領証を受け取り、必要に応じて速達も追加すると、送付後の確認や到着までの日数に配慮できます。
ポストへの投函では簡易書留として受け付けられない
簡易書留は郵便局が引き受けた記録を残すため、街中や郵便局内にあるポストへの投函では利用できません。
封筒に「簡易書留」と書いていても、ポストに入れた場合は通常の郵便物として取り扱われる可能性があります。
大切な書類を送るときは、必ず窓口の担当者へ直接渡すことが大切です。
窓口では、封筒を渡す際に「簡易書留でお願いします」と伝えれば、必要な手続きを案内してもらえます。
初めて利用するときは、宛先や差出人を書いた状態で封をした封筒を持っていくと、落ち着いて手続きしやすいでしょう。
- 封筒の宛名・差出人を記入しておく。
- 送る書類を入れ、封をする。
- 郵便局の窓口で簡易書留を希望することを伝える。
- 案内に沿って手続きを済ませ、受領証を受け取る。
取扱いのある郵便局窓口で手続きをする
簡易書留は、書留郵便物を取り扱っている郵便局の窓口で差し出せます。
規模の大きい郵便局だけでなく、近くの郵便局で受け付けてもらえる場合もあります。
ただし、窓口の営業時間や取り扱いは郵便局によって異なるため、仕事帰りや休日に利用したい場合は、事前に営業日時を確認しておくと安心です。
時間外窓口が設けられている郵便局でも、対応できる時間やサービスはそれぞれ異なります。
| 確認したいこと | 事前に見ておくポイント |
|---|---|
| 利用する郵便局 | 書留郵便物を受け付けているか |
| 利用する日時 | 郵便窓口の営業時間に間に合うか |
| 急ぎで送りたい場合 | 当日の差し出しに間に合う受付時刻か |
郵便局に着いてから慌てないよう、営業時間に少し余裕をもって訪れるのがおすすめです。
書類に記入漏れがないか心配なときも、窓口へ行く前に宛先・差出人・封かんの状態をもう一度見直しておくとよいでしょう。
受領証は配達が確認できるまで保管する
手続きが終わると、郵便局から受領証が渡されます。
受領証には、差し出した郵便物を確認するための情報が記載されているため、配達が確認できるまでは捨てずに保管しましょう。
とくに応募書類や契約に関する書類など、いつ送ったかを確認したくなる可能性があるものでは、受領証が役立ちます。
写真を撮ってスマートフォンに残しておく方法もありますが、印字が読み取れる状態で原本も保管しておくと安心です。
封筒を差し出した日や宛先をメモして、受領証と一緒に保管しておくと、あとから見返すときに分かりやすくなります。
速達を追加すれば簡易書留と併用できる
急ぎで届けたい書類は、簡易書留に速達を追加して送ることができます。
簡易書留は引き受けと配達の記録を残したいときに、速達は通常より早めの送達を希望するときに選ばれるサービスです。
それぞれの目的が異なるため、「早く送りたいこと」と「送付の記録を残したいこと」の両方を大切にしたい場合に併用が向いています。
窓口では「簡易書留と速達でお願いします」とまとめて伝えれば大丈夫です。
ただし、到着までの日数は差出時刻や配達先の地域、郵便局の営業状況などによって変わるため、期限がある書類はできるだけ早めに差し出しましょう。
お問い合わせ番号で配達状況を確認できる
簡易書留を差し出したあとは、受領証にあるお問い合わせ番号を使って、郵便物が今どこにあるかを確認できます。
配達が完了したか気になるときや、相手に届く予定を伝えたいときは、郵便局の追跡サービスで最新の状況を確認しましょう。
受取人が不在だった場合の取り扱いや、万一のトラブル時の補償についても、あらかじめ知っておくと落ち着いて対応できます。
受領証に記載された番号を追跡に使う
簡易書留を窓口から差し出すと受け取れる受領証には、配達状況を確認するためのお問い合わせ番号が記載されています。
この番号を日本郵便の追跡サービスに入力すると、引き受けの記録や配達中かどうか、配達が完了したかどうかなどを確認できます。
確認できる情報は郵便物の処理状況によって更新されるため、差し出した直後は表示まで少し時間がかかる場合もあります。
急いで何度も確認するより、しばらく時間を置いてから見直すと状況が反映されていることがあります。
| 表示される主な状況 | 確認できること |
|---|---|
| 引受 | 郵便局で郵便物が受け付けられた状態です。 |
| 持ち出し中 | 配達先へ届けるために配達担当者が持ち出している状態です。 |
| お届け先にお届け済み | 配達が完了したことを確認できます。 |
| ご不在等のため持ち戻り | 受取人に渡せず、郵便局へ持ち帰られた可能性があります。 |
応募書類や大切な書類を送った場合は、「お届け済み」と表示されるまで受領証を保管しておくと安心です。
お問い合わせ番号は、相手に郵便物の到着予定を伝える際にも役立ちますが、書類に関する情報を含むものではないため、必要な相手にだけ共有するようにしましょう。
受取人が不在の場合は原則として持ち戻りになる
簡易書留は対面での受け渡しが基本となるため、配達時に受取人が不在の場合は、原則として郵便物をその場に置かず郵便局へ持ち戻ります。
このとき、受取人の郵便受けには不在連絡票が入れられることがあります。
受取人は不在連絡票の案内に従い、再配達の依頼や郵便局での受け取りを手続きします。
追跡結果に持ち戻りの表示が出ていても、すぐに配達不能と決まるわけではありません。
ただし、保管期間内に受け取られなかった郵便物は差出人へ返送される場合があるため、期限のある書類では状況を確認しておくことが大切です。
- 配達完了にならず、不在を示す表示が続いている。
- 相手から書類が届いていないと連絡があった。
- 提出期限が近く、到着状況を早めに把握したい。
このようなときは、まず追跡サービスで状況を確認し、必要に応じて受取人へ不在連絡票が届いていないか尋ねてみるとよいでしょう。
差出人自身が再配達を依頼するのではなく、基本的には受取人側で受け取りの手続きを進める形になります。
万一の紛失や破損には5万円までの実損額が補償対象となる
簡易書留には、郵便物の紛失や破損などが生じた場合に、5万円までの実損額が補償の対象となる仕組みがあります。
補償の対象や金額は郵便物の内容、状況、確認された損害などによって判断されるため、すべてのケースで同じように補償されるものではありません。
そのため、高額な品物や特別な取り扱いが必要なものを送る場合は、内容に合った郵便サービスを郵便局の窓口で相談すると安心です。
書類を送るときは、補償のためだけでなく、引き受けと配達の記録を確認できることが簡易書留を選ぶ大きなメリットです。
万一、追跡情報に不自然な点があったり、郵便物の状態について確認したいことがあったりする場合は、受領証を手元に用意して郵便局へ問い合わせましょう。
お問い合わせ番号、差出日、宛先、郵便物の内容を分かる範囲で整理しておくと、相談するときに状況を伝えやすくなります。
まとめ
この記事のポイントをまとめます。
- 簡易書留に専用封筒はなく、白封筒や茶封筒などを使えます。
- A4書類は、三つ折りなら長形3号、折らないなら角形2号が目安です。
- 簡易書留では、郵便局での引き受けと相手への配達を記録できます。
- 宛名と差出人は縦書き・横書きのどちらでもよく、読みやすさを優先します。
- 封筒の表面には「簡易書留」と見やすく記載しておくと安心です。
- 書類は入れ忘れを確認し、必要に応じて折れや水ぬれを防いでから封をします。
- 料金は郵便物の基本料金に、簡易書留料350円を加えて計算します。
- 簡易書留はポストではなく、郵便局の窓口から差し出します。
- 受領証のお問い合わせ番号で、配達状況を確認できます。
簡易書留は、特別な封筒を用意しなくても、普段使う封筒で大切な書類を送りやすい郵便サービスです。
封筒のサイズや料金に迷ったときは、書類を入れた状態で郵便局の窓口へ持っていくと、重さや送り方を確認してもらえて安心です。
宛名、差出人、書類の入れ忘れを落ち着いて確認し、受領証は配達が完了するまで保管しておきましょう。
少し準備を整えるだけで、初めてでもスムーズに手続きできます。
